Si estás pensando en ofrecer tus servicios o productos al Estado colombiano, el primer paso obligatorio es inscribirte en el Registro Único de Proponentes (RUP). Este registro es el mecanismo mediante el cual las personas naturales o jurídicas pueden acreditar su capacidad para contratar con entidades públicas. En otras palabras, sin estar inscrito en el RUP, no puedes participar en procesos de licitación pública en Colombia.
Este proceso puede parecer complejo al principio, pero con la información adecuada y una guía paso a paso, cualquier empresa o profesional independiente puede lograrlo. A continuación, te explicamos en detalle cómo inscribirte en el RUP, qué requisitos necesitas, cuánto cuesta, dónde hacerlo y cómo mantener tu registro actualizado.
¿Qué es el RUP y por qué es obligatorio?
El Registro Único de Proponentes (RUP) es una base de datos administrada por las Cámaras de Comercio del país, bajo la supervisión de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras). Su función principal es acreditar que una persona natural o jurídica cumple con los requisitos legales, financieros, organizacionales y de experiencia para contratar con el Estado.
Según la Ley 1150 de 2007 y el Estatuto General de Contratación Pública, estar inscrito en el RUP es obligatorio para participar en procesos de selección como licitaciones públicas, concursos de méritos y selección abreviada.
¿Quiénes deben inscribirse en el RUP?
Están obligados a inscribirse en el RUP:
- Personas naturales o jurídicas que deseen contratar con entidades estatales.
- Consorcios o uniones temporales que participen en procesos de contratación pública.
- Empresas extranjeras con sucursal en Colombia que quieran contratar con el Estado.
Están exentos de inscribirse en el RUP:
- Contratos por mínima cuantía.
- Contratación directa por causal legal (urgencia manifiesta, contratos interadministrativos, etc.).
- Proveedores que participen en compras menores a través de SECOP I o II.
Requisitos para inscribirse en el RUP
Los requisitos varían según el tipo de persona (natural o jurídica), pero en general se deben acreditar los siguientes aspectos:
1. Capacidad jurídica
Debes demostrar que estás legalmente constituido y habilitado para ejercer actividades comerciales. Esto se hace presentando el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
2. Capacidad financiera
Se evalúa con base en los estados financieros del último año fiscal. Deben estar certificados por contador público y, si aplica, dictaminados por revisor fiscal.
3. Capacidad organizacional
Incluye información sobre el número de empleados, estructura organizacional y experiencia en el sector.
4. Experiencia
Debes acreditar contratos ejecutados en los últimos 10 años, indicando objeto, valor, fecha de ejecución y entidad contratante. Se deben anexar copias de actas de liquidación o certificaciones.
¿Cómo inscribirse paso a paso en el RUP?
El proceso de inscripción se realiza ante la Cámara de Comercio de tu jurisdicción. Aquí te explicamos los pasos generales:
Paso 1: Reunir la documentación
Prepara los documentos mencionados anteriormente. Asegúrate de que estén actualizados y firmados por los responsables (contador, representante legal, etc.).
Paso 2: Diligenciar el formulario RUES
Ingresa a la plataforma del Registro Único Empresarial y Social (RUES) y completa el formulario de inscripción al RUP. También puedes hacerlo presencialmente en la Cámara de Comercio.
Paso 3: Pagar los derechos de inscripción
El valor varía según el tamaño de la empresa y la Cámara de Comercio. A continuación, una tabla comparativa de tarifas aproximadas en 2024:
| Tamaño de empresa | Ingresos anuales (COP) | Tarifa inscripción RUP (COP) |
|---|---|---|
| Microempresa | Hasta $1.200.000.000 | $120.000 – $180.000 |
| Pequeña empresa | $1.200.000.001 – $5.000.000.000 | $180.000 – $300.000 |
| Mediana empresa | $5.000.000.001 – $30.000.000.000 | $300.000 – $500.000 |
| Gran empresa | Más de $30.000.000.000 | $500.000 – $800.000 |
Paso 4: Radicar la solicitud
Presenta los documentos y el formulario en la Cámara de Comercio. Puedes hacerlo en línea o presencialmente. La entidad tiene hasta 15 días hábiles para revisar y aprobar la inscripción.
Paso 5: Verifica tu inscripción
Una vez aprobado, puedes consultar tu inscripción en el RUP a través del portal del RUES. Allí aparecerá tu información financiera, experiencia y clasificación.
Renovación del RUP: ¿Cuándo y cómo hacerlo?
El RUP debe renovarse anualmente entre el 1 de enero y el 5 de abril. Si no lo haces, perderás la posibilidad de participar en procesos de contratación pública.
Para renovar, debes actualizar los estados financieros, la experiencia y cualquier cambio en la organización. El proceso es similar al de inscripción inicial, pero más ágil si no hay cambios sustanciales.
¿Qué pasa si no estás inscrito en el RUP?
No podrás participar en licitaciones públicas ni en procesos que requieran evaluación de experiencia o capacidad financiera. Además, si presentas información falsa o incompleta, podrías ser sancionado por la Procuraduría General de la Nación o la Contraloría General.
Consejos prácticos para facilitar tu inscripción
- Contrata a un contador público con experiencia en contratación estatal.
- Organiza tus contratos anteriores con actas de liquidación y certificaciones.
- Haz la inscripción con tiempo, especialmente si planeas participar en licitaciones en el primer semestre del año.
- Consulta el portal Colombia Compra Eficiente para conocer oportunidades de contratación.
Preguntas frecuentes sobre el RUP
¿Puedo inscribirme en el RUP si soy persona natural?
Sí. Las personas naturales comerciantes pueden inscribirse en el RUP siempre que cumplan con los requisitos legales, financieros y de experiencia.
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de inscripción?
La Cámara de Comercio tiene hasta 15 días hábiles para revisar y aprobar la solicitud, siempre que la documentación esté completa.
¿Puedo participar en licitaciones sin estar inscrito en el RUP?
Solo si el proceso no lo exige, como en contrataciones directas o de mínima cuantía. Para licitaciones públicas, concursos de méritos y procesos con evaluación de experiencia, el RUP es obligatorio.
¿Qué pasa si no renuevo el RUP a tiempo?
Tu inscripción quedará inactiva y no podrás participar en procesos de contratación pública hasta que regularices tu situación.
¿Dónde puedo pedir ayuda para inscribirme?
Puedes acudir a la Cámara de Comercio de tu ciudad o consultar el portal del RUES. También existen asesores privados especializados en contratación estatal.
